چه زمانی همراه رزومه کاورلتر بفرستیم؟

کاورلتر (Cover Letter) ابزاری است که به شما کمک می کند هنگام ارائه درخواست برای استخدام در یک شغل، خودتان را به طور مختصر و در عین حال به یاد ماندنی به استخدام کنندگان معرفی کنید. یک نامه پوششی با طراحی خوب شامل اطلاعاتی از رزومه شما می شود، اما فقط برای اینکه خوانندگان (معمولاً مدیران) را با یک داستان تاثیرگذار از تجربیات و دستاوردهای حرفه ای شما به شیوه ای جذاب مطلع کند، نوشته می شود.

یک رزومه حرفه ای اطلاعاتی مرتبط با حرفه شما را در اختیار کارفرما قرار می دهد، اما یک کاور لتر حرفه ای بیشتر منعکس کننده شخصیت شما است. این نوشته مختصر، اولین متن معرفی شما به شخصی است که شما را برای یک فرصت شغلی در نظر گرفته است. بنابراین، هدف اصلی یک نامه پوششی تحت تاثیر قراردادن استخدام‌کنندگان است.

برای تهیه کاور لتر خوب همیشه باید با توجه به صنعت و همچنین شغلی که برای آن درخواست می دهید، برنامه ریزی کنید. علاوه بر این، قالبی که انتخاب می‌کنید باید مطابق با سازمان یا صنعت مربوطه باشد.

یک کاور لتر کامل چگونه باید باشد؟

یک نامه پوششی باید ساختار خوبی داشته باشد و جذاب به نظر برسد. شما باید تمام اطلاعات را به طور منظم در آن ارائه کنید و حتما بخش های زیر را در آن بگنجانید:

• نام، آدرس و تاریخ تولد شما
• نام استخدام کننده
• نام شرکت به همراه آدرس آن
• عبارت "با سلام یا با عرض سلام"
• یک جمله ترغیب کننده برای شروع
• پاراگراف اصلی کوتاه
• یک جمله پایانی
• تقدیر و تشکر
• نام و/یا امضای شما در پایان

چه زمانی نباید همراه رزومه کاور لتر ارسال کنیم؟

بسیاری از کارشناسان توصیه می کنند که همراه یک رزومه حرفه ای حتما نامه پوششی ارسال کنید. با این حال، مواقعی وجود دارد که در آن شما مجبور نیستید یا نباید نامه پوششی را همراه رزومه تان بفرستید.

در صورتی که درخواست استخدان را آنلاین ارسال می کنید، ممکن است گزینه ای برای آپلود یا ارسال کاور لتر نداشته باشید. بنابراین، نگران نباشید زیرا نیازی به انجام این کار ندارید.

گاهی اوقات، کارفرمایان اکیداً اعلام می‌کنند که به عنوان یک متقاضی فقط از شما رزومه، می خواهند بنابراین اگر از شما خواسته نشده، نیازی به ارائه نامه پوششی ندارید. با این وجود، اگر فضای کافی دارید، همچنان می‌توانید یک متن مختصر را در متن ایمیل به عنوان کاور لتر ارسال کنید.

در نهایت به خاطر داشته باشید شما نباید هیچ فرصتی را برای تحت تاثیر قرار دادن استخدام کنندگان از دست بدهید. گاهی اوقات، کارفرما انتظار دریافت کاور لتر را دارد، اما صراحتاً آن را درخواست نمی کند. در چنین مواردی، هرگز نباید فراموش کنید که این محتوای مهم را به رزومه خود پیوست کنید.

حالا که می‌دانید کاورلتر چیست و اهمیت آن را درک کرده اید، بیایید ببینیم چگونه می‌توانید یک نامه پوششی واقعاً تأثیرگذار آماده کنید.

نکات آماده سازی کاور لتر حرفه ای

همانطور که در بالا ذکر شد، نامه پوششی باید به گونه ای آماده شود که تاثیر ماندگاری بر استخدام کنندگان بگذارد. در نتیجه، شانس توجه به رزومه شما توسط مدیران را نیز افزایش می دهد. و همانطور که به خوبی می دانید، یک رزومه حرفه ای، تماس گرفتن برای تعیین وقت مصاحبه با شما را تضمین می کند!

کاور لتر باید متناسب با شغلی که برای آن درخواست می دهید و به طور کلی صنعتی که در آن مشغول به کار هستید، آماده شود. شاید تهیه چنین متنی در نگاه اول کمی گیج کننده و چالش برانگیز به نظر برسد، اما به ما اعتماد کنید، آماده کردن یک کاور لتر تأثیرگذار می تواند واقعاً ساده باشد!

به خواندن ادامه دهید تا نکات بسیار خوبی در مورد نوشتن کاور لتر به شما آموزش دهیم. اولین و مهمترین نکته ای که برای آماده سازی کاور لتر باید رعایت کنید این است که برای هر شغل جدیدی که درخواست می دهید، از یک Cover Letter جدید استفاده کنید. زیرا، درست مانند رزومه، Cover Letter هه نیز باید مختص هر شغل نوشته شوند تا تاثیر گذار باشند. 

کپی کردن متن کاور لتر قبلی برای یک آگهی استخدامی جدید خیلی راحت است اما برای اینکه نشان دهید واقعاً برای استخدام در یک شغل جدید، هیجان زده هستید، باید از یک نامه پوششی منحصر به فرد استفاده کنید. البته، می‌توانید برخی از قسمت‌های کاور لتر قبلی را مجدداً بازنویسی کنید تا با فرصت شغلی جدید تناسب پیدا کند.

در هر صورت برای اینکه کاور لتر شما حرفه ای به نظر برسد، حتما نکات زیر را در نظر بگیرید:

1. نوع مناسب کاور لتر را انتخاب کنید: 

کارجویان، انواع مختلفی از نامه های پوششی را با کارفرمایان به اشتراک می گذارند. نامه های معمولی که برای درخواست استخدام در یک فرصت شغلی خاص استفاده می شود و سپس، نامه های کاریابی که در آنها، جویندگان کار از کارفرمایان در مورد فرصت های شغلی احتمالی سؤال می کنند. بنابراین، فرمت مناسب را انتخاب کنید.

2. فراتر از رزومه فکر کنید: 

کاورلتر شما نباید فقط یک نسخه خلاصه شده از رزومه تان باشد. در عوض، باید نشان دهد که در صورت استخدام، چه دستاوردی برای آن شرکت به ارمغان می آورید. همچنین، بر این نکته تاکید کنید که به استخدام کننده بفهمانید که چرا برای آن شغل و آن شرکت مناسب هستید. بنابراین ۲ یا ۳ مهارت مناسب را با ارائه داده هایی که نشان دهنده عملکرد استثنایی شما در شغل های قبلی یا فعلی بوده در کاورلتر بنویسید.

3. برای مهارت هایی که ندارید، عذرخواهی نکنید: 

کاملاً طبیعی است که همه الزامات مربوط به شغل را نداشته باشید، اما چرا باید برای آن عذرخواهی کنید! در عوض، روی نقاط قوت و مهارت های قابل تامل تان تاکید کنید.

4. تجربیات مرتبط را برجسته کنید: 

برای نوشتن یک کاورلتر منحصر به فرد، شرح شغل که در آگهی استخدام نوشته شده به کمک شما می آید.  شرح شغل معمولاً شامل مهمترین الزاماتی هستند که شما باید داشته باشید. همیشه شغل ها و تجربیات گذشته خود را در رابطه با آن الزامات ذکر کنید.

5. مهارت‌های مرتبط را ذکر کنید: 

زمانی که می‌دانید توانایی انجام کارهای محوله در شغل مورد درخواست تان را دارید، اما تجربه شما ممکن است مستقیماً با نیازهای آن کار مطابقت نداشته باشد، باید بیشتر روی برجسته کردن مهارت های خود تمرکز کنید.

6. از دادن لینک به شبکه های اجتماعی خودداری کنید: 

نوشتن نام، شماره تلفن و آدرس شما حتی اگر در رزومه ذکر شده در کاورلتر قابل قبول است، اما لینک به پروفایل ها، نمونه کارها و پروفایل های شبکه های اجتماعی اصلا ضروری نیست. اینها را فقط در رزومه تان بیاورید.

7. با افعال اول شخص بنویسید:

در کاور لتر نیز مانند رزومه باید از افعال اول شخص استفاده کنید. همچنین از استفاده از اصطلاحات، کلیشه‌ها و کلمات غیرضروری در کاورلتر اصلا جالب نیست. تنها استثنا در این مورد زمانی است که چنین اصطلاحی یک کلمه کلیدی خاص برای آن شغل باشد.

8. آن را خطاب به یک شخص خاص بنویسید: 

همیشه نامه را خطاب به مدیری که شغل مورد نظر شما را مدیریت می کند، بنویسید که نشان می دهد شما به آن شخص اهمیت داده اید و به جلب توجه کارفرما کمک می کند. بنابراین، سعی کنید تا جایی که می توانید درباره سازمان و مدیر استخدام تحقیق کنید. وب سایت رسمی کارفرما را بررسی کنید یا در صورت نیاز با شرکت تماس بگیرید. همچنین می توانید از آگهی استخدام مربوطه نیز سرنخی بیابید.

9. از رسمی بودن بیش از حد خودداری کنید: 

علیرغم توصیه های رایج در حفظ ساختار رسمی، با انتخاب کلمات مناسب از رسمی بودن بیش از حد خودداری کنید. سبک روایت اول شخص بسیار قابل قبول است (البته نه در رزومه). همچنین می توانید از برخی اصطلاحات و عبارات محاوره ای برای نشان دادن اشتیاق خود به شغل و همچنین روابط اجتماعی خوب خود استفاده کنید.

10. فونت مناسب را انتخاب کنید: 

از فونت هایی استفاده کنید که به راحتی خوانده شوند. استفاده از فونت اشتباه می تواند برای استخدام کنندگان آزاردهنده باشد، مهم نیست محتوای شما چقدر عالی باشد. معمولاً، فونت‌های نستعلیق و خیلی فانتزی خوانایی را مختل می‌کنند. بنابراین از استفاده از آنها خودداری کنید.

11. در صورت وجود فاصله زیاد بین شغل هایی که داشتید دلیل آن را توضیح دهید: 

اگر فاصله زیادی بین تاریخ استخدام شما در مشاغل مختلف وجود دارد که در رزومه به آن اشاره کرده اید، سعی کنید علت آن را به طور خلاصه در کاور لتر توضیح دهید. شما اساساً نباید این موضوع را مورد توجه استخدام کننده قرار دهید، اما اگر دلیل محکمی مانند انجام کار داوطلبانه یا زایمان داشتید، بد نیست که دلیل اصلی این فاصله زمانی را بیان کنید.

12. با نام خود شروع نکنید: 

این کار اصلا ضروری نیست، چون نام شما از قبل در نامه، رزومه و حتی در بالای کاور لتر وجود دارد. بنابراین، جمله اول را به معرفی اسم خودتان اختصاص ندهید.

13. با یک جمله تاثیرگذار شروع کنید: 

یک جمله آغازین قوی یا پاراگراف مقدماتی تاثیر گذار مطمئناً مدیر استخدام را وادار می کند که به خواندن آن ادامه دهد، و این احتمال وجود دارد که او ممکن است بلافاصله پس از آن رزومه شما را بررسی کند.

14. ساختار رسمی آن را به درستی رعایت کنید: 

برای آماده کردن یک کاور لتر حرفه ای تمام قوانین اساسی را به شدت رعایت کنید. نام و آدرس خود را در بالا (در سمت راست، چپ یا مرکز) همراه با شماره تلفن و ایمیل بنویسید. پس از آن، نام استخدام‌کننده به همراه آدرس کامل شرکت، در سمت چپ، و عبارت سلام را در ابتدای نامه قرار دهید.

15. درباره کارفرما بیشتر توضیح دهید: 

به جای توضیحات بی‌هدف، روی ذکر مواردی تمرکز کنید که می‌توانند به استخدام‌کنندگان بفهمند که چقدر از نظر تجربه و مهارت‌ها مناسب هستید همچنین، کمی درباره شرکت مطالعه کنید. وب سایت یا رسانه های اجتماعی برای دریافت بینش در مورد فرهنگ، زبان و لحن مورد پسند آنها مهم است. از این اطلاعات برای معرفی خود به گونه ای که شرکت می خواهد استفاده کنید.

16. در خصوص نوشتن درباره خودتان تردید نکنید: 

اگر واقعاً برایتان سخت است که ویژگی‌ها، دستاوردها یا مهارت‌های استثنایی‌تان را بیان کنید، فقط به چیزهای مثبتی در مورد خودتان فکر کنید که تاکنون از ردسا، مربیان و همکارانتان در مشاغل قبلی‌تان شنیده‌اید.

17. به نظرات مثبتی که دریافت کردید اشاره کنید: 

بازخوردهای مثبت مشتریان، همکاران و مدیران می تواند تفاوت بزرگی در به تصویر کشیدن علاقه و مهارت های اثبات شده شما ایجاد کند. این موارد را به طور خلاصه در کاورلتر بیان کنید.

18. از کلمات کلیدی محبوب و رایج برای سیستم  ATS استفاده کنید:

 ATS مخفف Applicant Tracking System، یک نرم افزار کاربردی است که مدیران استخدام از آن برای محدود کردن مجموعه بزرگ رزومه ها بر اساس چندین کلید واژه مرتبط با آگهی استخدام استفاده می کنند. بنابراین، آنها را در نامه های خود نیز بگنجانید.

19. اشتیاق خود را بدون اینکه زیاده روی کنید نشان دهید: 

کارفرمایان فقط به دنبال کاندیداهایی نیستند که شرایط شغلی را برآورده می کنند یا مایل به انجام کار هستند. آنها افرادی را ترجیح می دهند که انگیزه بالایی دارند و مشتاق کار در سازمان شان هستند. با این حال، باید در نظر داشته باشید که با چاپلوسی، شوخی یا التماس در این کار زیاده روی نکنید. نشان دادن علاقه تان به کارفرما مشکلی ندارد، اما ایجاد احساس منفی در مورد خودتان اصلا ایده خوبی نیست، به خصوص اگر در مورد شغل رویایی شما باشد.

20. ترتیب زمانی را رعایت کنید: 

هرگز از گذشته به حال و دوباره به گذشته نروید. این کار چیزی جز ایجاد سردرگمی زیاد برای خواننده نخواهد داشت. برای انسجام بهتر، سعی کنید رشد شغلی خود را به ترتیب زمانی ذکر کنید، از اولین شغل خود (یا آخرین شغل مرتبط) تا شغل فعلی. 

21. دستاوردهای مشاغل قبلی را بیان کنید

مهارت هایی که تا به حال کسب کرده اید که شما را به یک کاندیدای ایده آل برای فرصت شغلی جدید تبدیل می کند، بیان کنید. سپس، توضیح دهید که چرا بهترین  انتخاب کارفرما هستید. از متن اصلی نامه خود استفاده کنید تا به طور خلاصه توضیح دهید که در صورت استخدام چه ارزشی برای سازمان خواهید داشت. همانطور که در رزومه تان بیان کردید، دستاوردهای خود را به صورت عددی مشخص کنید تا مهارت و استعداد خود را در رابطه با آن فرصت شغلی نشان دهید.

22. هرگز در مورد هیچ چیز دروغ نگویید: 

ممکن است فکر کنید که اشکالی ندارد که با کمی اغراق، مهارت ها یا حتی تجربیات تان را بسیار برجسته نشان دهید تا نظر استخدام کننده را جلب کنید. اما، به یاد داشته باشید که حقیقت دیر یا زود آشکار خواهد شد، و احتمالا در جلسه مصاحبه نمی توانید پاسخ سوالات را به درستی بدهید.

23. نشان دهید که چگونه با فرهنگ شرکت تناسب خوبی دارید: 

جدای از نشان دادن اینکه چگونه برای شغل مورد نظرتان مناسب هستید، به همان اندازه مهم است که نشان دهید که یک "شخصیت با فرهنگ" فوق العاده نیز هستید. به کارفرمایان بالقوه خود اجازه دهید بدانند که شما ارزش های شرکت را درک می کنید و کاملا مطابق با فرهنگ کاری شرکت کارها را انجام خواهید داد.

24. فقط خودتان باشید: 

به عنوان یک شخص، باید در کاورلتر صادق باشید. اگر ایده ای خلاقانه دارید و می خواهید از خلاقیت خود استفاده کنید، اصلا ایده بدی نیست که کاور لتر را به روش خود کمی منحصر به فرد کنید. شما حتی می توانید بدون اینکه زیاده روی کنید، به شیوه ای سرگرم کننده بنویسید، زیرا اکثر کارفرمایان، این شیوه نگارش را مثبت می دانند. البته، اینکه تا چه حد می توانید پیش بروید بستگی به شرکت، مدیر استخدام و البته احساس شما دارد.

25. نتیجه گیری قوی داشته باشید: 

حالا که یک کاور لتر تأثیرگذار نوشته اید، آن را با یک نتیجه گیری قوی به پایان برسانید تا تأثیری ماندگارتر بر مدیر بگذارید زیرا این آخرین فرصت شما برای نشان دادن اشتیاق تان است. عباراتی مانند "منتظر پاسخ شما هستم" یا "در اولین فرصت منتظر پاسخ مثبت شما هستم" می توانند برای پایان نامه مناسب باشند.

26. با کمک راهنمای زیر، کاور لتر را به درستی ویرایش کنید: 

وقتی تمام تلاش های ممکن را برای آماده سازی بهترین نامه پوششی انجام داده اید، چرا باید روی شانس حساب کنید! برای اطمینان از منحصر به فرد بودن و حرفه ای بودن کاور لتر، محتوای آن را مطابق راهنمای زیر ویرایش کنید:

• متن کاورلتر را تا حد ممکن کوتاه کنید
• اشتباهات نگارشی و غلط املایی  را با استفاده از ابزارهایی مانند Grammarly  اصلاح کنید
• هر جمله مبهم یا گیج کننده ای را حذف کنید
• کلمات بیش از حد تکراری را جایگزین کنید

27. از ترفند پانویس استفاده کنید: 

پانویس، یک راه عالی برای جلب توجه استخدام‌کنندگان است. از این ترفند برای برجسته کردن مطلبی منحصر به فرد و مهم، مانند «می‌توانم فوراً کارم را شروع کنم» یا «امکان سفرهای کاری متعدد را دارم» استفاده کنید.

28. نکات خاص مربوط به هر آگهی استخدام را در کاور لتر بگنجانید : 

قبل از ارسال ایمیل درخواست  که کاور لتر و رزومه را به آن ضمیمه کردید، مطمئن شوید که یکبار آگهی استخدام را به طور کامل خوانده اید. اگر نیاز است، براساس آگهی استخدام در متن ایمیل یا موضوع ایمیل نکته ای را اضافه کنید.

29. از دوستان یا نزدیکان تان بازخورد بخواهید: 

نامه همراه رزومه را به یک دوست نزدیک نشان دهید و از او بخواهید هر نکته غیرعادی را بررسی کند. همچنین از دوست خود بپرسید که آیا شما را به عنوان فردی که برای آن شغل مناسب است، تایید می کند و آیا او نامه همراه را قانع کننده می داند یا خیر. دوست شما نیازی به تخصص ندارد، اما گاهی اوقات نظر دوم مهم است، تا اگر نکته ای را از قلم انداخته باشید یا نادیده گرفته باشید، به شما گوشزد کند.

جمع بندی

نکات این مقاله مطمئناً می تواند برای نوشتن یک کاور لتر حرفه ای به شما کمک کند اما، کافی نیستند. مهمترین نکته این است که نامه شما باید حرفه ای نوشته شود و کاملا منحصر به فرد و مختص خود شما باشد. همچنین باید مطابق با الزامات خاص هر شغل ویرایش شود. بنابراین، کاورلتر خود را برای هر فرصت شغلی که درخواست می کنید، سفارشی کنید.

سعی کنید فقط خودتان باشید و مطالب را مختصر و دقیق نگه دارید. دروغ گفتن، اغراق در مهارت های خود یا اشتیاق بیش از حد ممکن است تاثیر منفی داشته باشد. ترکیبی از لحن رسمی و غیر رسمی را برای جلب توجه استخدام کنندگان در نامه حفظ کنید. این کار شانس خواندن رزومه شما توسط آنها را افزایش می دهد و شما را یک قدم به شغل رویایی تان نزدیکتر می کند.