بایدها و نبایدهای نامه پوششی (کاور لتر) برای رزومه

توصیه‌های زیادی در زمینه نوشتن کاور لتر رزومه وجود دارد، اما مهمترین آن، ساده بودن و خودداری از خلاصه نویسی است. یک نامه پوششی می تواند موجب پذیرش درخواست شما یا رد آن شود به همین دلیل است که توجه کردن به بایدها و نبایدهای کاور لتر از اهمیت زیادی برخوردار است.

هرچند ماهیت واقعی رزومه، تهیه نامه همراه آن را نسبتاً ساده می‌کند، اما دلایل زیادی وجود دارد که ممکن است باعث شود نتوانید یک کاور لتر مناسب بنویسید به خصوص زمانی که نیاز دارید یک صفحه خالی را با جملات مناسبی پر کنید که نشان میدهد چرا برای این شغل مناسب هستید.

به خاطر داشته باشید که کارفرما احتمالا رزومه های مشابهی را برای یک موقعیت شغلی دریافت می کند، اما نامه های پوششی که دریافت می کنند می توانند بسیار متفاوت باشند. در این پست، یک لیست ساده از بایدها و نبایدهایی که به شما اطمینان می دهد یک کاور لتر مناسب بنویسید، با شما به اشتراک می گذاریم.

 10 باید برای نوشتن کاور لتر

درست است که نیازهای هر شغلی متفاوت است، اما توصیه های زیادی برای تهیه رزومه و کاور لتر وجود دارد که مشترک هستند. قبل از اینکه بنشینید و بنویسید، به نوع نامه ای که می خواهید تهیه کنید فکر کنید. محتوای ضروری آن چیست ؟ وقتی شروع به نوشتن می کنید، متوقف کردن کار و فکر کردن، نوشتن آن را دشوارتر می کند، بنابراین ابتدا برای فکر کردن به نکات مهم وقت بگذارید. کارفرمایی که به انتخاب شما علاقه مند شده، برای خواندن نامه پوششی وقت می گذارد، بنابراین نامه را طوری بنویسید که برای آنها ارزشمند باشد. 

یک کاور لتر عالی باید مکمل یک رزومه باشد – برای استفاده بهینه از آن صفحه با ارزش، بایدهای کاور لتر زیر را دنبال کنید.

1. ارزش خود را برای رئیس آینده تان مشخص کنید

نامه پوششی توسط افراد زیادی خوانده می شود، اما تنها یک نفر وجود دارد که واقعاً مهم است. ممکن است مدیران منابع انسانی و استخدام کنندگان نظرات خود را داشته باشند، اما رئیس آینده شماست که در مورد درخواست تان تصمیم می گیرد. خود را جای آنها بگذارید و به آنچه که دوست دارند بخوانند فکر کنید. آنها با چه مشکلاتی روبرو هستند؟ چه درام پنهانی در پشت شرح شغل بی مزه آنها نهفته است؟ نامه پوششی باید مستقیماً با آنها صحبت کند و به آنها اشاره کند که می توانید راه حلی برای مشکلات شان باشید. 

2. با خیال راحت زوایایی از شخصیت خود را به اشتراک بگذارید

در حالی که رسانه های اجتماعی کار مدیران را برای شناختن فردی که می خواهند استخدام کنند، آسان تر کرده است، به اشتراک گذاشتن زوایایی از شخصیت تان در یک نامه پوششی ضرری ندارد. توضیح دهید که چگونه کار خود را انجام داده اید و چرا رویکرد شما برای اطرافیان شما تفاوت ایجاد کرده است. از صفت های بدون توجیه اجتناب کنید - هر کسی می تواند لیستی از کلمات جذاب را در کاور لتر بیاورد اما شخصیت شما در چارچوب آنچه به دست آورده اید منتقل می شود. 

در مورد اینکه چه کسی هستید عذرخواهی نکنید - تظاهر به اینکه فردی متفاوت هستید ممکن است استخدام در آن شغل را برای شما تضمین کند، اما مطمئنا در آینده شما را با مشکل مواجه خواهد کرد.پس، خودتان باشید!

3. درباره شرکت و آن شغل خاص تحقیق کنید

مطمئنا نیازی به ذکر تحقیقات تان در کاورلتر ندارید، اما محتوای نامه باید نشان دهد که درک عمیقی از چالش هایی دارید که کارفرمای آینده تان با آن مواجه است. از انجام برخی تحقیقات شخصی در شبکه های اجتماعی نترسید - هرگز نمی دانید که یک مکالمه تصادفی با یک فرد در داخل شرکت ممکن است چه چیزی را آشکار کند. فقط با کسانی که در پیج فعلی شرکت هستند شروع به صحبت کنید و سعی کنید اطلاعاتی درباره شرکت از آنها بدست آورید.

به آینده شغلی تان در حوزه ای که شرکت کار می کند، فکر کنید. بر اساس تجارب قبلی خود فرضیات نسازید. هر شرکتی کارها را متفاوت انجام می دهد. خودتان را به عنوان فردی نشان دهید که کاملا جایگاه شغلی را می شناسد.

4. نامه پوششی را با مثال های انتخابی تنظیم کنید

این یکی از انتخاب های سختی است که باید در فرآیند ارسال درخواست برای کار انجام داد. این احتمال وجود دارد که فهرستی از بهترین دستاوردهای شغلی خود را داشته باشید که باعث غرور شما می شود، اما اگر آنها مستقیماً با شغل تان مرتبط نیستند، روی چیز دیگری تمرکز کنید. به دستاوردهایی فکر کنید که پتانسیل شما را در شغل آینده تان برجسته می کند. ممکن است چیزی از نظر عینی چشمگیر باشد، اما اگر با شغل مورد نظر مرتبط نباشد، به شکل یک علامت سوال باقی خواهد ماند.

سعی کنید بین اشتراک‌گذاری مهارت های تخصصی و اثبات اینکه آنچه را که برای درک اصول اولیه لازم است، دارید، تعادل برقرار کنید. رزومه شما باید به این نکته اشاره کند که تجربه اولیه دارید و مهارت های شما برای استخدام شدن کافی است. پس محتوای نامه پوششی نباید خیلی جذاب باشد. گاهی اوقات لازم است واضح و روراست توضیح دهید که چرا باید به شما این شغل داده شود. به یاد داشته باشید که از این ادعا، با مهارت ها و دستاوردهای قابل اندازه گیری حمایت کنید. 

5. بگویید که واقعاً کار را می خواهید

ممکن است بدیهی باشد، اما باید به خاطر داشته باشید که وقتی مدیر در حال خواندن کلمات شما در کاور لتر است مثل این است که برای اولین بار با شما ملاقات می کند، زیرا آنها اکانت شما را در شبکه‌های اجتماعی بررسی می‌کنند، بنابراین می‌دانند چه شکلی هستید، و مطمئن باشید که هنگام خواندن کلماتتان، تصور می‌کنند که با صدای بلند صحبت می‌کنید.

اگر نامه پوششی عاری از هر گونه اشتیاق برای شغل مورد نظر باشد، هیچ نوع ارتباط عاطفی را از طرف شما احساس نمی کنند و یک فرصت خوب را از دست می دهید.

اگر روشن نکنید که این شغل برای شما مناسب است، نمی توانید انتظار داشته باشید که آنها از ملاقات با شما هیجان زده شوند. به بیراهه نروید. روراست به آنها بگویید که شما این شغل را می خواهید و توضیح دهید که چرا در آن موفق خواهید شد.

6. کلمات کلیدی درستی را انتخاب کرده و در کاور لتر بنویسید

وقتی به دنبال تأثیرگذاری بر کسی هستید، مهم است که او احساس نکند که تحت تأثیر قرار گرفته است زیرا ممکن است اثر معکوس ایجاد کند. قانون کلی برای استفاده از تعداد معینی کلمات کلیدی وجود ندارد تا به مدیر نشان دهد که شما کاندید مناسبی هستید، اما مهم است که آنها را به گونه‌ای در نامه پوششی بگنجانید که داستان شما مصنوعی به نظر نرسد.

پیدا کردن مترادف کلمات کلیدی در شرح شغل ممکن است یک راه حل مناسب باشد، اما در مورد به کار بردن کلمات کلیدی خیلی تابلو عمل نکنید. شرح شغل را بخوانید تا به معنای آن فکر کنید نه اینکه صرفاً محتوای آن را طوطی وار تکرار کنید.

7. تمرکز مثبت بر فعالیت آینده تان را بیان کنید

شما می‌دانید که آنچه را که برای انجام این کار لازم است دارید، بنابراین بیشتر محتوای کاور لتر را بر این اساس قرار دهید که چگونه دستاوردهای گذشته شما می‌تواند پتانسیل شما را برای موفقیت در آینده بیشتر کند.  در نامه پوششی نباید بدون توجه به اینکه چرا این اطلاعات را به اشتراک می گذارید، فهرستی از "من این، این و این را انجام دادم" بنویسید. اشکالی ندارد که یک سری سوالات را بی پاسخ بگذارید - مصاحبه برای همین است. کنجکاوی مدیر استخدام را برانگیزید.

8. مهارت های کمیابی که شما را متمایز می کند به اشتراک بگذارید

رئیس آینده شما احتمالاً کاورلتر های زیادی را می خواند. اگر فقط روی الزامات اصلی شغل تمرکز کنید، زیاد از رقبا متمایز نخواهید شد. یک ریسک حساب شده را بپذیرید و کمی از فضای نامه را به برخی از ویژگی های کمیاب خود اختصاص دهید. اجازه دهید مدیر استخدام فرض کند که شما می توانید کارهای تخصصی تری را انجام دهید. جمله ای که چند مهارت منحصر به فرد شما را به اشتراک بگذارد کافی است و مطمئن شوید که داستان هایی برای حمایت از آنها در طول مصاحبه دارید.

خود را به عنوان فردی معرفی کنید که مشتاق یادگیری چیزهای جدید است و از ریسک کردن در جستجوی دانش ترسی ندارد. حتی اگر تلاش می کنید و نتیجه آنطور که انتظار دارید، نیست، پشیمان نشوید چون اگر تلاش نکنید، هرگز رشد نخواهید کرد.

9. محتوایی را که در رزومه شما وجود ندارد به اشتراک بگذارید

کاملا منطقی است که رزومه و نامه پوششی را با هم تکمیل کنید. رزومه باید حاوی تمام اطلاعاتی باشد که می خواهید در طول مصاحبه در مورد آنها صحبت کنید (مدیران به ندرت هنگام مصاحبه درباره محتوای نامه پوششی صحبت می کنند)، یک کاور لتر به شما امکان می دهد جنبه های خاصی از خودتان را نشان دهید. پس، تکرار مواردی که در رزومه گنجانده شده، فرصت شما را هدر می دهد. 

در مورد داستان هایی که می خواهید در طول مصاحبه بگویید، کمی بیشتری توضیح دهید. اگر یک نامه پوششی جنبه های دیگری به جز آنچه در رزومه تان است را بیان کند، مدیر این حس را پیدا می کند که چیزهای بیشتری در راه است.

10.  یک فراخوان برای درخواست مصاحبه به کاور لتر اضافه کنید.

برای نوشتن کاورلتر، خجالت را کنار بگذارید. مصاحبه‌کنندگان پس از رزومه، نامه پوششی را می‌خوانند، بنابراین اکنون زمان آن است که از خود بپرسند آیا شما شایسته مصاحبه هستید یا خیر. شما بهترین تلاش خود را کرده اید، بنابراین از آخرین پاراگراف استفاده کنید و بنویسید که کنجکاو هستید تا در یک مصاحبه احتمالی اطلاعات بیشتری کسب کنید. چرا که نه؟ همه چیز در مورد احساسات متقابل است، بنابراین بگویید که نمی توانید صبر کنید تا درباره شرکت و شغل موردنظرتان بیشتر بدانید.

از هر نوع لحن متکبرانه یا خودخواهانه خودداری کنید – شما نمی دانید چه کس دیگری برای این موقعیت شغلی درخواست داده است. آن فرد ممکن است یک فراخوان برای اقدام را در پاراگراف پایانی خود گنجانده باشد. پس شما نباید چیزی از آنها کم داشته باشید. 

10 نباید برای نوشتن کاور لتر

برخی از نبایدها مستقیماً به بایدها مرتبط هستند. به عنوان مثال، کلمات کلیدی را درج کنید، اما کاور لتر را پر از آنها نکنید. وقتی واقعاً یک شغل را می‌خواهید، به راحتی می‌توانید در تعریف کردن از خودتان زیاده روی کنید و تصور نادرستی ایجاد کنید. 

به این لیست توجه کنید و مطمئن شوید که از افتادن در این تله ها جلوگیری می کنید.

1. یک کاور لتر عمومی را کپی/پیست کنید

وقتی برای چندین شغل درخواست می دهید، در مصاحبه های حضوری شرکت می کنید، برای مصاحبه های مجازی آماده می شوید و سعی می کنید کمی فضای ذهنی در این بین به خود بدهید، اغلب وسوسه انگیز است که میانبر بزنید. ارسال یک نامه پوششی عمومی معمولا یکی از میانبرهای اشتباهی است که متقاضیان انجام می دهند، با این فرض که کاورلتر فقط یک الزام رسمی است نه محتوایی که با دقت خوانده و تجزیه و تحلیل می شود.

اگر یک نامه پوششی عمومی را برای همه شغل ها ارسال کنید، نشان میدهید که آن شغل آنقدرها هم برای شما مهم نیست. در مقایسه با سایر کاندیداها (که شاید کمتر از شما واجد شرایط باشند) اما برای تهیه نامه پوششی وقت گذاشته اند، درخواست شما ضعیف تر به نظر خواهد رسید. مدیران مشتاق هستند استعدادهایی را که استخدام می کنند حفظ کنند، بنابراین نشان دهید که در انجام وظایف خود دقیق هستید.

2. فرض کنید که خوانده نمی شود 

اگر برای این شغل مناسب نباشید، نامه شما خوانده نخواهد شد. یک نگاه کوتاه به رزومه شما به کارفرما اطلاعات کافی برای علاقه مند کردنش به خواندن کاورلتر را می دهد، اما زمانی که این آستانه سپری شود، آنها می خواهند هر اطلاعاتی را که می توانند در مورد شما پیدا کنند.

مطمئن باشید که نامه پوششی شما در مرحله ای از فرآیند استخدام خوانده می شود.هرچند ممکن است مثل رزومه فوراً خوانده نشود، اما هرگز نمی‌دانید که چه زمانی ممکن است مدیر به اطلاعات اضافی برای ترجیح دادن شما نسبت به دیگری نیاز داشته باشد. 

3. در مورد انگیزه های خود بیشتر صحبت کنید

نامه پوششی را در مورد اینکه چرا به آن شغل نیاز دارید تهیه نکنید. نیازهای کارفرما باید در قلب هر پاراگراف نهفته باشد - به جای اینکه درباره آنچه آنها می توانند برای شما انجام دهند صحبت کنید، در مورد آنچه که می توانید برای آنها انجام دهید، بنویسید. مثلا، ممکن است بنویسید شما این شغل را می خواهید زیرا شریک زندگی تان در حال نقل مکان به آن منطقه است و می خواهید همراه او باشید، اما این مطالب، به آنها هیچ اطلاعاتی در مورد اینکه چرا باید شما را استخدام کنند، نمی دهد. آنها تصور می کنند که شما فقط دلایل شخصی دارید که آن شغل را می خواهید، اما سودآوری برای آنها را در این فرایند لحاظ نمی کنید.

4. از زبان غیر رسمی یا اصطلاحات زیادی استفاده کنید

درست است که کاورلتر باید کمی محاوره ای باشد، اما در دام بیش از حد غیر رسمی بودن نیز نیفتید. شما نمی توانید واقعاً قضاوت کنید که چگونه خودتان را به کسی معرفی می کنید تا زمانی که شخصاً او را ملاقات کنید، بنابراین بهتر است رسمی بنویسید.

از اصطلاحات بیش از حد تخصصی در کاور لتر استفاده نکنید زیرا باعث می شود نامه شما تا حدودی مثل یک فرمول ریاضی، پیچیده به نظر برسد. هرکسی می‌تواند کلمات کلیدی تخصصی را در کاورلتر بگنجاند اما شما باید با بیان داستان شغلی تان به زبان ساده از دیگران متمایز شوید.

5. کاملا به شرح شغل پایبند باشید

تلاش برای انعکاس هر جنبه از شرح شغل نیز ممکن است برای شما نتیجه معکوس داشته باشد. کارفرمایان می‌خواهند افرادی را استخدام کنند که به طور گسترده با خواسته‌های این نقش مطابقت داشته باشند، اما در عین حال علاقه‌مند به استخدام افرادی هستند که تجربیات متفاوتی هنگام ورود به تیم ارائه می دهند. استخدام یک فرد جدید مانند تزریق ایده های تازه است، اما اگر کپی یکسانی از همه افراد دیگر در سازمان باشد، تأثیر زیادی نخواهد داشت. شایستگی خود را در کاور لتر برجسته کنید و فضایی را نیز به بیان تفاوت های منحصر به فرد خود اختصاص دهید.

6. از کارفرمایان قبلی انتقاد کنید

این یک پرچم قرمز بزرگ در هر نامه پوششی است. هرگز از کارفرمای قبلی انتقاد نکنید، مهم نیست که چقدر موجه باشد. زمانی که برای فکر کردن به مواردی که باید در یک نامه پوششی قرار دهید، وقت می گذارید اصلا نباید به  منفی بودن نسبت به یک تجربه ای که در گذشته اتفاق افتاده، اشاره کنید زیرا بازتاب بدی روی شما به عنوان یک شخص دارد و به این نکته اشاره می کند که ممکن است شما از آن دسته افرادی باشید که همیشه شکایت می کنید و احساس می کنید که تمام دنیا علیه آنهاست.

7. یک کاور لتر ویرایش نشده ارسال کنید

تصحیح کاور لتر و درخواست از یک دوست برای ارائه نظراتش، بخش مهمی از فرایند تهیه کاورلتر است. لازم نیست همیشه از یک دوست یا همکار سابق تان بخواهید نامه پوششی را بخواند (زیرا توصیه آنها ممکن است کمی قدیمی و تکراری شود)، اما یک نظر جایگزین گاهی اوقات می تواند مفید باشد.

ناگفته نماند که هرگونه اشتباه املایی یا دستوری می تواند برای هر شغلی که نیاز به توجه به جزئیات دارد فاجعه بار باشد. اگر به اندازه کافی اهمیت نمی دهید که پنج دقیقه برای تصحیح نامه پوشش خود وقت بگذارید، چطور می خواهید کارهایتان را با حوصله و دقت انجام دهید؟

8. میزان حقوق درخواستی تان را ذکر کنید

مذاکره درباره دستمزد نباید در مرحله اولیه درخواست برای استخدام شروع شود. این مذاکره، یک بخش عادی از فرآیند استخدام است که بهتر است تا روز مصاحبه به تعویق بیفتد. البته تعداد کمی از مشاغل در آگهی استخدام، حقوق دقیق پیشنهادی را مشخص می کنند. در اینصورت می‌توانید در مورد انتظارات خود در روز مصاحبه مستقیما با کارفرما صحبت کنید. آنها احتمالاً به مدیر اطلاع می دهند اما هرگز انتظارات حقوقی خود را در نامه پوششی درج نکنید چون جای آن نیست.

9. بیش از یک صفحه بنویسید

شکستن این قانون طلایی نشان دهنده عدم آگاهی شما است. حتی اگر در مورد اینکه چرا برای این شغل مناسب هستید، چیزهای زیادی برای گفتن دارید، قبل از اینکه کارفرما ابراز علاقه جدی کند که شما را برای این شغل می خواهد نباید به جزئیات زیادی اشاره کنید.

 هر نوع افراطی در روند درخواست ممکن است شما را از مسیر رسیدن به شغل مطلوب تان منحرف کند، بنابراین نامه پوششی را مثل یک داستان حرفه ای، مختصر و قانع کننده بنویسید و آن را در حد یک صفحه نگاه دارید.

10. نقاط ضعف خود را برجسته کنید

در حالی که فروتنی و تواضع در موقعیت های خاص، ویژگی های تحسین برانگیزی هستند، نباید هیچ گونه نقصی در شخصیت یا تجربه شما در نامه پوششی 300-400 کلمه ای تان وجود داشته باشد. وقتی فضای محدودی دارید، چرا می‌خواهید به جنبه‌های منفی خود اشاره کنید؟ انجام این کار ممکن است به این معنی باشد که شما ویژگی های مثبت کافی برای ارائه کردن ندارید.بنابراین، فقط روی خصوصیات خوب تمرکز کنید زیرا بقیه هم همینطور خواهند بود.

جمع بندی

بسیاری از توصیه های بالا برای هر درخواست شغلی مناسب است، اما لطفاً به وضعیت خاص خود فکر کنید. کاورلترها باید کاملا شخصی باشند، بنابراین اگر دلیل خوبی برای نادیده گرفتن هر یک از این توصیه ها دارید، همان کار را بکنید. هدف از یک نامه پوششی عالی این است که دعوت به مصاحبه را تضمین کند و به عنوان شروعی برای طی کردن بقیه مراحل استخدام باشد. در نظر گرفتن این توصیه ها به شما فرصتی می دهد تا قدم بعدی را به سمت شغل رویایی خود بردارید.