متن ایمیل ارسال رزومه برای استخدام در شرکت‌های دولتی و خصوصی

در این مقاله دستورالعمل‌های گام به گام برای ایمیل کردن رزومه خود برای درخواست شغل، از جمله ایجاد و قالب‌بندی رزومه‌های متنی ساده و ارسال فایل‌های PDF یا اسناد Word را به شما آموزش می‌دهیم. با ما در ارائه راه‌حل‌های مناسب برای متن ارسال رزومه شرکت همراه باشید.

متن ارسال رزومه شرکت و دستورالعمل ارائه شده از طرف کارفرما

همیشه دستورالعمل‌های کارفرما را دنبال کنید. آنها باید مشخص کنند که آیا باید رزومه خود را در متن ایمیل قرار دهید یا آن را به عنوان پیوست ارسال کنید و از چه نوع فایلی در این مورد استفاده کنید، به عنوان مثال، یک سند Word یا PDF.

نام متن ارسال رزومه شرکت را مناسب انتخاب کنید. بهترین نام برای این فایل‌های رزومه شامل نام شما می‌شود و فراموش نکنید که قبل از ارسال، متن را تصحیح و بررسی کنید؛ بنابراین قبل از زدن گزینه ارسال، مطمئن شوید که ایمیل شما به‌صورت حرفه‌ای و بدون اشتباه تایپی باشد.

نحوه ارسال رزومه به کارفرما

اگر از شما خواسته شود رزومه خود را از طریق ایمیل ارسال کنید، ممکن است به شما توصیه شود که بهتر است از چه فرمتی برای آن استفاده کنید، چه مواردی را در موضوع ایمیل وارد کنید و مهلتی که کارفرما باید آن را دریافت کند فراموش نکنید.

برای مثال، کارفرما ممکن است از شما درخواست کند که سند‌های خود را به عنوان یک فایل Adobe PDF یا یک سند Microsoft Word آپلود یا ایمیل کنید. هنگامی که یک رزومه یا نامه پوششی را ایمیل می‌کنید، معمولاً از شما خواسته می‌شود که آنها را به عنوان پیوست به پیام اضافه کنید.

اولین قانون سرانگشتی هنگام ایمیل زدن رزومه این است که دقیقاً همان کاری را انجام دهید که در لیست شغلی آمده است. اگر لیست از شما می‌خواهد رزومه خود را در قالب خاصی ارسال کنید یا از شما می‌خواهد رزومه خود را با نام خاصی ذخیره کنید، حتماً این کار را انجام دهید.

کارفرمایان کمتر به درخواست‌های شغلی‌ای توجه می‌کنند که دقیقاً دستورالعمل‌های ارسال را دنبال نمی‌کنند.

در متن ارسال رزومه شرکت از یک خط موضوع مشخص استفاده کنید

موضوع اولین چیزی است که کارفرما هنگام تصمیم‌گیری در مورد باز کردن یا عدم باز کردن پیام شما مشاهده می‌کند. اطمینان حاصل کنید که خط موضوع شما به وضوح هدف پیام را بیان می‌کند تا کارفرما آن را با هرزنامه اشتباه نگیرد یا از آن چشم پوشی نکند. خط موضوع باید شامل عنوان شغل، نام شما و بدون اشتباهات املایی باشد. در ادامه چند نمونه آورده شده است:

• نماینده خدمات مشتری، نام شما
• رزومه دستیار اداری، نام شما
• سمت مدیر ارتباطات، نام شما

متن ارسال رزومه شرکت را ساده نگه دارید

چه رزومه خود را در متن پیام ایمیل بچسبانید یا آن را به عنوان پیوست ارسال کنید، فونت و سبک را ساده نگه دارید. از یک فونت آسان برای خواندن استفاده کنید و هرگونه قالب‌بندی فانتزی را حذف کنید. از HTML، شکلک‌ها، فونت‌های رنگی یا تصاویر استفاده نکنید. شما نمی‌دانید که کارفرما از چه ایمیلی استفاده می‌کند، بنابراین ساده بهترین است. در غیر این صورت، کارفرما ممکن است یک پیام نامفهوم را از جانب شما دریافت کند.

پیوست‌ها در مقابل متن اصلی

به خاطر داشته باشید که برخی از کارفرمایان پیوست‌ها را نمی‌پذیرند. در چنین مواردی، رزومه خود را به صورت متن ساده در پیام ایمیل خود قرار دهید. با این حال، زمانی که هیچ دستورالعملی وجود ندارد، ساده‌ترین راه برای ارسال رزومه به صورت پیوست است که محتوا و قالب رزومه شما را حفظ می‌کند. نامه پوشش شما همچنین می‌تواند به عنوان پیوست ارسال شود یا در متن پیام ایمیل نوشته شود.

نحوه ایجاد رزومه با متن ساده

در اینجا نحوه چسباندن یک رزومه فرمت شده برای ایجاد نسخه متنی ساده آمده است:

• رزومه خود را در یک ویرایشگر متن ساده مانند Notepad که باید به عنوان یک برنامه در رایانه شما موجود باشد یا در یک سند Word یا سند Google Docs کپی کنید. در Google Docs، کلیک راست کرده و «Paste Without Formatting» را انتخاب کنید. در Word، بسته به نسخه خود، «گزینه‌های چسباندن: فقط نوشتار را حفظ کنید» یا «جای‌گذاری ویژه: متن بدون قالب» را انتخاب کنید.
• متن را در سمت راست تراز کنید.
• برای عناوین بخش‌ها از تیترها استفاده کنید، به عنوان مثال، تجربه کاری، تحصیلات و غیره.
• فاصله بین بخش‌ها را اضافه کنید تا رزومه شما به راحتی خوانده شود.
• فرمت فایل رزومه خود را درست انتخاب کنید
• اگر رزومه خود را به صورت آنلاین آپلود می‌کنید یا آن را به صورت پیوست ایمیل ارسال می‌کنید، حتماً فهرست مشاغل را به دقت بخوانید تا هر گونه راهنمایی درباره فرمت مورد نظر کارفرما را در رزومه خود رعایت کنید. اگر هیچ توصیه ای از جانب کارفرما وجود ندارد، رزومه را به عنوان یک سند Microsoft Word (.doc یا .docx) یا به عنوان یک فایل PDF ارسال کنید. اینها فرمت‌هایی هستند که معمولاً توسط کارفرمایان ترجیح داده می‌شوند.
• اگر رزومه خود را در Google Docs یا با نرم افزارهای پردازش متنی غیر از Microsoft Word ذخیره کرده اید، آن را به فرمت دلخواه تبدیل کنید. شما باید بتوانید روی "File" و سپس "Download" کلیک کنید و آن را به عنوان یک سند Word یا PDF ذخیره کنید.
• بسته به نرم افزار پردازش کلمه خود، ممکن است بتوانید با انتخاب منوی «فایل» و سپس منوی فرعی «ذخیره به عنوان» و سپس انتخاب «PDF» به عنوان مورد نظر، سند خود را به صورت PDF ذخیره کنید. اگر نه برنامه‌های رایگانی وجود دارد که می‌توانید از آنها برای تبدیل یک فایل به PDF استفاده کنید.

در متن ارسال رزومه شرکت پیوست خود را نام ببرید

اگر رزومه خود را به ایمیلتان پیوست می‌کنید، به یاد داشته باشید که کارفرمای شما می‌تواند عنوان سند شما را ببیند. نام خود را در عنوان ذکر کنید تا کارفرما در یک نگاه متوجه شود که شما چه کسی هستید. به عنوان مثال، می‌توانید نام رزومه خود را "Firstname_Lastname_Resume" بگذارید.

از عنوان عمومی مانند "رزومه" یا حتی بدتر از آن "رزومه 1" یا "رزومه 2" استفاده نکنید. این کار ممکن است باعث شود کارفرما فکر کند که شما به اندازه کافی به این شغل اهمیت نمی‌دهید تا رزومه خود را به طور خاص با موقعیت خود تنظیم کنید. همچنین به کارفرما هیچ کمکی برای به یاد آوردن شما نمی‌کند.

امضای خود را وارد کنید

در انتهای پیام ایمیل، یک امضای ایمیل همراه با اطلاعات تماس خود وارد کنید تا مدیر استخدام به راحتی با شما تماس بگیرد. در امضای خود، نام، آدرس ایمیل، شماره تلفن و نشانی اینترنتی نمایه لینکدین خود را، اگر دارید، وارد کنید. نمونه امضای ایمیل:

کایل مک ماهون

kmcmahon@email.com

615-432-1111

linkedin.com/in/kylemcmahon

نحوه ارسال نامه پوشش همراه با رزومه

هنگام درخواست شغل از طریق ایمیل یا ارسال متن رزومه به شرکت، ممکن است از شما خواسته شود که نامه پوشش خود را در متن پیام ایمیل خود ارسال کنید. اگر چنین است، می‌توانید نامه خود را مستقیماً در ایمیل بنویسید یا نامه موجود را کپی و جای‌گذاری کنید.

اگر در آگهی شغلی نحوه ارسال آن مشخص نشده است، می‌توانید پوشش نامه خود را نیز به عنوان پیوست اضافه کنید. اگر این کار را انجام می‌دهید، از همان قالبی که برای رزومه خود استفاده کرده اید استفاده کنید؛ مثلاً اگر رزومه شما PDF است، نامه پوششی شما نیز باید همین فرمت باشد. همچنین، از همان روش نام‌گذاری برای رزومه خود استفاده کنید.

فراموش نکنید که دستورالعمل‌های درخواست کار را با دقت بخوانید: گاهی اوقات شرکت‌ها می‌خواهند همه مطالب شما به‌عنوان یک سند PDF یا Word ارسال شود و در موارد دیگر هر سند را به‌عنوان پیوست جداگانه می‌خواهند.

یک مقدمه در ایمیل خود قرار دهید

اگر هم رزومه و هم نامه خود را به عنوان پیوست ارسال می‌کنید، یک معرفی کوتاه در پیام ایمیل خود قرار دهید. در آن شغل مورد نظر خود را ذکر کنید و توجه داشته باشید که رزومه و نامه پوششی شما و سایر مطالب درخواستی به درستی، پیوست شده باشد.

یک نمونه پیام ایمیل را مرور کنید

در ادامه نمونه‌ای از یک پیام ایمیل ارسال شده برای درخواست شغل آورده شده است که رزومه و کاورلتر داوطلب در آن پیوست می‌باشد، بیایید موارد ذکر شده در آن را با هم مرور کنیم:

• مدیر محترم امور استخدامی
• من بسیار علاقه مند به درخواست برای موقعیت مدیر خدمات مشتری هستم.
• من رزومه و نامه خود را پیوست کردم. اگر اطلاعات بیشتری نیاز دارید، لطفاً به من اطلاع دهید.
• خیلی ممنون از توجهتان.
• نام خانوادگی
• پست الکترونیک
• تلفن
• لینکدین

نکاتی برای متن ارسال رزومه شرکت

• قبل از ارسال رزومه خود به کارفرما، مطمئن شوید که نسخه نهایی کامل است.
• اسناد خود را با دقت ویرایش و تصحیح کنید
• مطمئن شوید که متن شما غلط املایی نداشته و اصول نگارش و دستور زبان در آن رعایت شده است. کارفرمایان انتظار دارند همان سطح از حرفه‌ای بودن را در ایمیل‌ها لحاظ کنید که در مکاتبات کاغذی رعایت می‌کنید. حتماً موضوع، متن ایمیل خود و هر پیوستی را خوب بررسی کنید.
• بسیاری از برنامه‌های ایمیل دارای غلط گیر املای داخلی هستند که می‌توانید از آنها استفاده کنید. اگر نه می‌توانید پیام خود را با استفاده از یک برنامه پردازش کلمه بنویسید، املا و دستور زبان آن را بررسی کنید و آن را در ایمیل قرار دهید.

از یک آدرس ایمیل حرفه‌ای استفاده کنید

اطمینان حاصل کنید که از یک آدرس ایمیل حرفه‌ای استفاده کنید که شامل نام و نام خانوادگی یا حداقل بخشی از نام شما باشد. اگر هنوز یکی از آنها را ندارید، در صورت امکان یک آدرس ایمیل حرفه‌ای جدید ایجاد کنید. یک پیام ایمیل آزمایشی ارسال کنید.

قبل از اینکه روی "ارسال" کلیک کنید، مطمئن شوید که برنامه شما آماده است، به عنوان مثال:

• رزومه خود را به یک ایمیل ضمیمه کنید، سپس برای خود پیام ارسال کنید تا بررسی کنید که قالب بندی‌ها درست است.
• پیوست را باز کنید تا مطمئن شوید فایل درست را با فرمت صحیح پیوست کرده اید و به درستی باز می‌شود.
• اگر مشکلی وجود دارد، مطالب خود را به روز کنید و یک پیام آزمایشی دیگر برای خود ارسال کنید. هنگامی که همه چیز خوب به نظر می‌رسد، آن را برای کارفرما ارسال کنید.

نکاتی که باید در متن ارسال رزومه شرکت رعایت کنید

بهتر است که برای فرستادن متن ارسال رزومه به شرکت نکاتی را رعایت کنید که معمولاً در اکثر شرکت‌ها و برای مدیران استخدام پذیرفته تر بوده و شانس رزومه شما را برای دیده شدن و مورد بررسی قرار گرفتن بیشتر می‌کند که شامل موارد زیر است:

• بهترین فرمت برای ارسال رزومه و نامه پوششی pdf یا doc است. ما پیشنهاد می‌کنیم اسناد خود را به صورت PDF ذخیره کنید، زیرا این یک فرمت فایل پذیرفته شده جهانی است، باز کردن آن آسان است و قالب‌بندی اسناد شما را مخدوش نمی‌کند.
• به خاطر داشته باشید که حجم فایل‌ها نباید از 10 مگابایت بیشتر باشد. در غیر این صورت ممکن است مشکوک تلقی شوند.
• پیوست‌های خود را به گونه ای نام گذاری کنید که یافتن آنها آسان باشد.
• پس از اینکه ایمیل را نوشتید و اسناد را پیوست کردید، از شخصی بخواهید که آن را برای شما تصحیح کند تا از هرگونه اشتباه دستوری و غلط املایی جلوگیری شود.
• پس از ارسال رزومه، نامه پوششی و درخواست شغلی خود، قبل از ارسال ایمیل پیگیری، چند روز صبر کنید.

جمع بندی

همواره می‌توانید برای رعایت استاندارد‌های نوشتن رزومه در فرمت‌های درست برای متن ارسال رزومه شرکت از وب سایت رزومه‌ساز آنلاین سی وی بیلدر استفاده کرده و رزومه حرفه‌ای خود را در فرمت‌های مورد نظرتان، به صورت تخصصی و بسیار آسان و کاربردی ساخته و به شرکت‌های مورد نظر خود ارسال کنید.